Canon Océ PRISMAaccess - Manuel (Page 4)

Un processus simplifié pour attirer les travaux
et fidéliser les clients
Avec Océ PRISMAaccess 5.2, les clients soumettent leurs documents
au Centre de Production directement à partir de leur poste de travail
et réalisent des commandes de travaux aussi facilement que s’ils
utilisaient leur imprimante personnelle locale. Les travaux peuvent
être soumis via une interface Web, un pilote Web téléchargeable,
une numérisation via un scanner réseau ou un multifonction ou
simplement via e-mail.
Grâce à la soumission de documents structurés (produits), les
clients peuvent visualiser en un coup d’œil l’ensemble des produits
qui leur sont proposés sur le portail web (vitrine). La commande
se fait en 3 étapes simples. D’abord, les clients sélectionnent le
type de document désiré: relié ou plié par exemple. Ensuite, ils
précisent les supports et la finition requis pour le ou les documents.
Enfin, ils peuvent demander un certain nombre d’informations,
telles qu’une estimation des coûts, un devis, une épreuve PDF,
des informations sur la livraison ou encore des notifications par
e-mails, puis ils finalisent la commande en l’envoyant au Centre
de Production. Grâce à la notification automatique par e-mail et
à la vue personnalisée de l’ensemble des travaux en cours, le ou
les opérateurs peuvent tenir informés à tout moment les clients
de l’état de leur commande. Résultats : aucune confusion sur
les spécifications du travail et instructions de la commande, une
diminution des travaux externalisés, une confiance accrue dans les
services du Centre de Reprographie et une plus grande satisfaction
des clients internes ou externes.
Optimisez l’efficacité opérationnelle de votre
Centre de Production
Avec le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2, le traitement des travaux
est plus fluide : la console opérateur donne une vue unique de
l’ensemble des travaux reçus et informe l’opérateur de l’arrivée des
nouvelles commandes. Il est possible de fusionner les fichiers PDF
et de les visualiser ce qui permet de travailler plus rapidement et
sereinement.
Le contrôle en amont des fichiers est plus rapide et aisé. Grâce à
l’intégration des fonctionnalités principales d’Enfocus PitStop Pro,
le client ou l’opérateur peuvent vérifier que les PDF contiennent
toutes les polices requises et qu’ils ne contiennent pas d’images en
faible résolution, le tout dans la même application. Les règles du
contrôle en amont peuvent être prédéfinies et permettent ainsi aux
opérateurs d’effectuer précisément et directement le contrôle en
amont des fichiers PDF reçus, pour un gain de temps précieux afin
de respecter des délais plus serrés. Une fois le contrôle en amont
effectué, le logiciel génère un résumé de toutes les anomalies
détectées afin que l’opérateur les corrige ou d’en informer le client.
Afin de réduire le nombre d’erreurs et de gagner encore plus
de temps, les paramètres des tickets de travail sont transférés
automatiquement au logiciel Océ PRISMAprepare en option. Pour
une préparation entièrement automatisée des documents, il est
même possible de faire appel directement dans l’interface de la
Console Opérateur à des modèles de programmations automatisées
créés via PRISMAprepare.
Les opérateurs peuvent également envoyer aux clients des
courriers électroniques personnalisés contenant un lien pour la
prévisualisation de leurs travaux. Toutes ces fonctionnalités offrent à
l’opérateur un contrôle total sur la production, tandis que les clients
gardent en permanence la maîtrise de leurs travaux.
4